KYC ou KYB? De quoi votre entreprise a-t-elle besoin dans ses rapports commerciaux en ligne avec d’autres entreprises ?

Vérifiez l’identité de vos clients professionnels en quatre étapes

En raison de la numérisation poussée de notre société, de plus en plus d’entreprises font des affaires en ligne. Cela va de la signature de documents à l’achat de produits et de services. Mais comment être sûr de l’identité de la partie avec laquelle vous voulez faire des affaires dans un environnement virtuel ? Un processus de vérification est un moyen efficace de renforcer la sécurité et de se protéger contre les activités en ligne illégales et illicites. Dans un contexte B2B, quatre mesures peuvent être prises pour obtenir la certitude de l’identité de votre partenaire commercial.

Étape 1 : Know Your Business (KYB) – vérifier l’identité de l’entreprise

La première étape du processus d’identification consiste à vérifier l’identité de l’entreprise. Ce processus, connu sous le nom de Know Your Business (KYB) ou Know your Business Customer (KYBC), comporte trois étapes :

1. Identifiez et vérifiez les détails de l’entreprise : numéro d’entreprise, nom de l’entreprise, adresse et personnel de gestion clé.

2. Analysez la structure de l’actionnariat et la répartition des actions. Identifiez les entités ou les personnes physiques qui ont une participation, soit par une propriété directe, soit par l’intermédiaire d’une autre partie

3. Identifier les propriétaires bénéficiaires ultimes (UBO). Calculez la participation totale de chaque personne physique et déterminez si elle dépasse le seuil de déclaration des UBO.

Toutes ces données peuvent être trouvées dans des bases de données telles que celles de Companyweb, Graydon, Trends et autres.

Étape 2 : Connaître son client (KYC) – vérifier l’identité de la personne

Le processus KYB n’est que la première étape du contrôle d’identité. Si les données de l’entreprise sont correctes, nous devons encore vérifier si les données d’identité de la personne sont également correctes. En d’autres termes, il ne s’agit pas seulement de connaître son entreprise (client) (KYB/KYBC), mais aussi de connaître son client (KYC).

Comment faites-vous ? En demandant les données d’identité uniques, telles que le nom, la date de naissance, l’adresse, le numéro de registre national, etc. Ces données sont à leur tour vérifiables dans des bases de données officiellement reconnues.
Cette étape de vérification est assez bien établie en ligne. Nous sommes désormais habitués à partager ces données personnelles en ligne. Mais il existe aussi des outils, comme l’application eID et itsme, avec lesquels vous pouvez consulter ou signer des documents gouvernementaux, ou signer un virement bancaire via l’application bancaire, sans avoir à remplir à chaque fois les mêmes données dans un formulaire. Via votre eID ou votre application itsme, des données d’identité officiellement vérifiées sont partagées et permettent au commerçant, à la banque ou au gouvernement de vérifier votre identité.

Étape 3 : Vérifier le lien entre l’entreprise et la personne

Une fois que les données de l’entreprise et les données d’identité personnelle ont été vérifiées, il devrait encore être possible de relier les deux. Cette personne travaille-t-elle réellement pour l’entreprise en question ? Cette personne a-t-elle le pouvoir de conclure une transaction au nom de l’entreprise ? Ces informations doivent également être vérifiées.

Étape 4 : Surveiller l’entreprise et les données personnelles

Si les étapes précédentes ont été franchies et que toutes les informations ont été approuvées, vous pouvez être sûr de l’identité de votre relation d’affaires. Mais ce n’est qu’un instantané. Il est préférable de ne pas s’arrêter à ce seul contrôle. Les entreprises déménagent, fusionnent, sont rachetées ou cessent d’exister. Les gens changent d’emploi ou quittent l’entreprise avec laquelle vous faites affaire et sont remplacés par de nouveaux contacts. En résumé, il est important de vérifier régulièrement les données de l’entreprise et les données personnelles de vos clients commerciaux, afin d’avoir toujours la certitude de l’identité de votre relation commerciale.

Toutes ces étapes en une seule solution numérique

C’est une chose d’avoir et de maintenir vos processus KYC, KYB et KYBC en ordre, mais il est bien plus important de le faire de manière rentable. De plus, d’une manière qui minimise la charge pour vos clients, respecte leur vie privée (GDPR) et ne leur demande de partager que les données nécessaires à la transaction (consentement).

Cela semble être une sacrée tâche ? Heureusement, il existe une solution numérique qui automatise toutes ces étapes : TruliUs. Vous pouvez trouver tout cela sur : www.trulius.be.