KYC of KYB? Wat heeft jouw bedrijf nodig om veilig online zaken te doen met andere bedrijven?

Check de identiteit van je bedrijfsklanten in vier stappen

Door de verregaande digitalisering van onze maatschappij doen steeds meer bedrijven zaken online. Dat gaat van het ondertekenen van documenten tot het aankopen van producten en diensten. Maar hoe kan je in een virtuele omgeving zeker zijn van de identiteit van de partij waarmee je zaken wil doen? Een verificatieproces is een doeltreffende manier om zekerheid in te bouwen en je te beschermen tegen illegale en onrechtmatige online activiteiten. In een B2B-context kan je in vier stappen zekerheid krijgen over de identiteit van jouw zakenrelatie.

Stap 1: Know Your Business (KYB) – check de identiteit van het bedrijf

De eerste stap in het identificatieproces is de controle van de bedrijfsidentiteit. Dit proces, dat bekend staat als Know Your Business (KYB) of Know your Business Customer (KYBC) , omvat drie stappen:

1. Identificeer en verifieer de bedrijfsgegevens: ondernemingsnummer, bedrijfsnaam, adres en belangrijkste leden van het management.

2. Analyseer de eigendomsstructuur en de verdeling van de aandelen. Bepaal de entiteiten of natuurlijke personen die een eigendomsbelang hebben, hetzij via directe eigendom of via een andere partij.

3. Identificeer de Ultimate Beneficial Owners (UBO). Bereken het totale eigendomsbelang van elke natuurlijke persoon en bepaal of dit de drempel voor UBO-rapportage overschrijdt.

Al deze gegevens zijn te vinden in databases zoals die van Companyweb, Graydon, Trends en andere.

Stap 2: Know Your Customer (KYC) – check de identiteit van de persoon

Het KYB-proces is maar de eerste stap in de identiteitscontrole. Als de bedrijfsgegevens correct blijken te zijn, moet nog worden nagegaan of ook de identiteitsgegevens van de persoon kloppen. Met andere woorden, het komt er niet alleen op aan to know your business (customer) (KYB/KYBC), maar ook to know your customer (KYC).

Hoe doe je dit? Door de unieke identiteitsgegevens op te vragen, zoals de naam, de geboortedatum, het adres, het rijksregisternummer, enz. Deze gegevens zijn op hun beurt dan weer verifieerbaar in officieel erkende databases.
Deze controlestap is online vrij goed ingeburgerd. We zijn het intussen wel gewoon om dergelijke persoonlijke gegevens online te delen. Maar er bestaan ook tools, zoals de eID en de itsme-app, waarmee je documenten van de overheid kan raadplegen of ondertekenen, of een overschrijving via de bank-app kan tekenen, zonder dat je telkens weer dezelfde gegevens in een formulier dient in te vullen. Via je eID of itsme-app worden de officieel geverifieerde identiteitsgegevens gedeeld waarmee de verkoper, bank of overheid jouw identiteit kan controleren.

Stap 3: Check de link tussen het bedrijf en de persoon

Eens de bedrijfsgegevens en de persoonlijke identiteitsgegevens werden gecontroleerd, moeten de twee nog aan elkaar kunnen worden gelinkt. Werkt deze persoon effectief voor het opgegeven bedrijf? Heeft deze persoon de bevoegdheid om in naam van het bedrijf een transactie aan te gaan? Ook deze informatie dient te worden gecontroleerd.

Stap 4: Monitor de bedrijfs- en persoonsgegevens

Als voorgaande stappen doorlopen zijn en over de ganse lijn groen licht gaven, ben je zeker van de identiteit van je zakenrelatie. Maar dit is een momentopname. Het blijft best niet bij dit ene controlemoment. Bedrijven verhuizen, fusioneren, worden overgenomen, of stoppen ermee. Mensen veranderen van job of verlaten het bedrijf waarmee je zaken doet en worden vervangen door nieuwe contactpersonen . Kortom, het is belangrijk om een regelmatige controle van de bedrijfs- en persoonsgegevens van je bedrijfsklanten in te bouwen, zodat je te allen tijde zekerheid hebt over de identiteit van jouw zakenrelatie.

Al deze stappen in één digitale oplossing

Het is één zaak om jouw KYC-, KYB- en KYBC-processen op orde te hebben en te houden, veel belangrijker nog is om dit op een kostenefficiënte manier te doen. Bovendien op een manier waarbij je jouw klanten zo weinig mogelijk belast, en waarbij je hun privacy (GDPR) respecteert en ze enkel die gegevens dienen te delen die effectief nodig zijn voor de transactie (consent).
Klinkt als een hele opdracht? Gelukkig bestaat er een digitale oplossing die alle bovenstaande stappen automatiseert: TruliUs.
Je vindt er alles over op: www.trulius.be